Blog

Team in balans!

In teams wordt veel tijd besteed aan relationeel gedoe. Iedereen is druk bezig met het goed houden van de relaties, de lieve vrede bewaren en bespreekt in de wandelgangen de prestaties van collega's. Herkenbaar? Vast, maar zo erg als ik hier beschrijf is het bij jullie vast niet. Nee, denk je dat? Ik denk dat het misschien nog wel erger is. En weet je wat vervelend is? Het staat het bereiken van de gewenste resultaten in de weg.

De manier om hier een einde aan te maken? Ik weet niet of jullie het filmpje van de therapeut kennen die heel hard tegen zijn patiënt roept: “STOP IT!”(bekijk filmpje) Dat is wat je moet doen. Er gewoon mee stoppen. Nu weet ik wel dat het niet eenvoudig is om hardnekkig, ingeroest gedrag te veranderen. En dat het zeker niet gewaardeerd wordt wanneer jij als manager Stop it! gaat roepen.

 Graag geef ik je een andere tip. Zet er iets anders voor in de plaats. Teams die gewend zijn om veel tijd te besteden aan relatiegedoe zullen aan de slag moeten met de inhoud van hun werk. Niet een beetje. Nee, volledig focussen op de taak en de inhoud. Dat wil zeggen concrete afspraken maken:

- wie gaat wat doen?

- wanneer is het klaar?

- wanneer zijn we tevreden met de resultaten?

Vervolgens elkaar aanspreken op de afspraken. Niet op de relatie, maar op de gemaakte afspraken, op de feiten. Iets meer zakelijk met elkaar communiceren. Praten over de persoonlijke kant, het proces en de relatie ga je zoveel mogelijk uit de weg. Elke keer wanneer iemand daar over begint zo snel mogelijk naar inhoud en taak gaan. Hiermee ga je door tot het praten over de inhoud een gewoonte is geworden, dit kan wel even duren. Daarna kun je kijken of er langzamerhand wat meer balans kan komen.

Waarom? Je wilt ergens in het midden uitkomen. Je wilt een team dat met elkaar kan discussieren over de inhoud en kwaliteit van hun werk EN dat met elkaar kan kijken naar het proces, de besluitvorming en de onderlinge relaties.

 Je zult in elk team mensen hebben die meer vanuit de zakelijke, resultaatgerichte, inhoudelijk kant communiceren. En mensen die meer vanuit de persoonlijke, relationele, betrekkingskant communiceren. Evenwicht is het toverwoord. Wanneer een team doorslaat in zakelijkheid en voorbij gaat aan de emoties en relaties dan kan dit schade veroorzaken die wellicht niet meer te herstellen is, een vertrouwensbreuk of gekwetstheid. Wanneer een team doorslaat in persoonlijkheid en voorbij gaat aan de zakelijkheid en inhoud van het werk dan kan dit voor eindeloze praatsessies zonder resultaat leiden die totaal geen invloed hebben op de kwaliteit van het werk.

 Stappen:

  1. Vaststellen hoe de balans in het team is
  2. Breng in kaart waar het team vooral over praat
  3. Breng in kaart welke teamleden meer zakelijk ingesteld zijn en welke teamleden meer relationeel zijn ingesteld
  4. Bedenk of deze balans bijdraagt aan de teamdoelstellingen
  5. Stel bij in de gewenste richting
  6. Aan wie zou je vooral zakelijke vragen moeten stellen (feiten, cijfers, inhoud) en aan wie juist persoonlijke vragen? (beleving, ervaring, gevoelens, relatie)
  7. Wat worden de onderwerpen op het volgende overleg? (Zakelijke of Persoonlijke onderwerpen)

Veranderen doe je zo!

Vol goede moed begin je aan iets nieuws. Je stroomt over van energie. Je bent er helemaal klaar voor. Je hebt allerlei ideeën over hoe je dit gaat aanpakken.

En dan drie weken later. Je bent weer gewoon aan het werk. De bulk energie is zomaar opgelost. Waar die is gebleven? Nou gewoon in het dagelijks werk.

Herken je dit? Vol goede moed aan iets nieuws beginnen. En dan zonder dat je er erg in hebt na een paar weken moeten constateren dat er weinig van terecht is gekomen.

Vanuit je brein bekeken is iets nieuws proberen helemaal niet zo eenvoudig. Al onze patronen zijn ingesleten hersenpaden. Zodra je een handeling inzet vuren allerlei neuronen af in een vast patroon. Heel handig wanneer je routineklussen verricht. Maar heel vervelend wanneer je nieuw gedrag wilt leren. Je kunt nieuw gedrag niet even tussendoor en zonder aandacht aanleren. Je zult hier bewust mee aan de slag moeten. Je wilt voorkomen dat de standaardpatronen hun werk doen voordat je überhaupt bent begonnen.

Wat helpt?

Stap 1) Maak zo concreet mogelijk wat je wilt leren of veranderen. Hoe concreter je voor jezelf hebt gemaakt wat je wel wilt, hoe makkelijker het is om te controleren of je op het goede pad bent. Vaak beschrijven we vooral wat we niet willen. Ik wil geen chaos meer, geen overvol bureau, geen zeurende collega’s aan mijn hoofd. Wat wil je dan wel? Ik wil overzicht in mijn werkdag, ik wil een leeg bureau, ik wil dat collega’s concrete vragen aan mij stellen en mij anders met rust laten. Merk je het verschil? Nu kan het nog veel concreter. En hoe concreter hoe beter!

Stap 2) Spreek je wens hardop uit. Waarom dit is? Op deze manier komt de prikkel in de vorm van onze stem op een andere manier ons brein binnen. Hierdoor wordt ons bewustzijn op een andere manier geprikkeld dan wanneer we onze wens alleen maar zouden denken. En hoeveel wensen en voornemens laten we onuitgesproken? Precies! En hoeveel van deze onuitgesproken voornemens zijn uitgekomen?

Stap 3) Ga een periode bewust elke dag aan de slag met je gewenste gedrag. Een manier om dit te doen is om elke dag te reflecteren. Een vraag die je hierbij kan helpen is: waar is het je vandaag gelukt om het nieuwe gedrag toe te passen? Op deze manier prikkel je je brein om de neuronen die toen gevuurd hebben nogmaals aan het werk te zetten. Dit versterkt het nieuwe, gewenste pad.

Stap 4) Geef jezelf een beloning. Niets werkt in het brein zo versterkend als dopamine. Dit is het stofje dat vrij komt wanneer we beloond worden. Dit stofje versterkt tevens de neuronenpaden die vlak voor of tijdens de beloning actief waren. Veel van ons zijn geneigd om verkeerd gedrag van onszelf af te straffen. Het blijkt veel effectiever om gewenst gedrag te belonen (ik moet hierbij altijd aan de eerste laptop van onze jongste denken, bij alles wat je goed deed riep dat ding: “Wauw, goed gedaan! Goed zo!”). Je zou denken dat je daar op een bepaald moment genoeg van krijgt. Maar niets blijkt minder waar. Van beloning krijg je nooit genoeg.

Wat je hier als manager mee kunt?

Bovenstaande stappen kun je als manager prima toepassen om een team of een individuele medewerker een verandering te laten maken.

Stap 1) Maak concreet wat je anders wilt zien. Maak het gewenste gedrag zo concreet mogelijk.

Stap 2) Spreek dit hardop uit naar je team of medewerker.

Stap 3) Besteed een periode bewust elke dag aandacht aan het gewenste gedrag. Dit kan in de vorm van een scorebord, reflectiemeter of een kort evaluatiemoment aan het eind van elke dag.

Stap 4) Beloon gewenst gedrag zoveel mogelijk. Bedenk verschillende manier waarop je kunt belonen. Je kunt denken aan medewerker van de maand, iemand in het zonnetje zetten, maar een compliment is ook een manier om te belonen. En beloon vooral de inspanning en niet alleen het resultaat. En bedenk hierbij van beloning krijg je als mens nooit genoeg dus overdrijven kun je niet. Je geeft eerder te weinig dan teveel beloning.

De kunst is om één ding uit te kiezen en je daar even helemaal op te richten. Dat vindt je brein namelijk wel zo prettig. En is het gewenste gedrag inmiddels ingesleten tot een patroon? Dan kun je doorgaan naar het volgende punt. Bedenk je wel dat je brein gemiddeld 40 dagen nodig heeft om een oud patroon te doorbreken en daar nieuw gedrag voor in de plaats te zetten. Dus verander niet te snel van focus.

Vraag het gewoon!

 Je herkent het vast wel als manager of teamleider. Een team doet niet wat jij wilt. Je hebt het al een paar keer aangegeven maar het gebeurt gewoon niet. Dit betekent dat jij allerlei brandjes loopt te blussen. Wanneer zij nu gewoon hadden gedaan wat jij zei was dit niet nodig.

Dit is de strekking van het verhaal van een teamleider die ik begeleid. Nu is deze teamleider er goed in om zichzelf niet zo belangrijk te maken. Sterker nog om zijn eigen belangen en gevoelens niet eens te herkennen en erkennen. Dus bij dit verhaal begon ik mij langzaam een beeld te vormen van een hard werkende teamleider, volledig gefrustreerd over zijn team die niet doet wat hij wil en een team dat gewoon hun werk doet en zich van geen kwaad bewust is.

Teams uit hun comfortzone

Inmiddels weet iedereen wel dat wanneer je leert of ontwikkelt dit betekent dat je een stap uit je comfortzone zet. Nieuw gedrag voelt eerst oncomfortabel. Je moet wennen aan de andere reacties die het gedrag oproept.

Hoe zit dat als teams zich ontwikkelen?

Laatst was ik aan de slag met een team. Er was veel gedoe en onveiligheid geweest. Gelukkig was dit besproken en was de veiligheid langzamerhand terug in het team. Mensen durfden weer op elkaar af te stappen. De minder leuke dingen konden weer tegen elkaar worden gezegd.

Wanneer een team voor het eerst, na lange tijd, elkaar gaat aanspreken gaat dit niet vlekkeloos. Mensen zijn er gewoon nog niet handig in. Ze kiezen verkeerde woorden of gebruiken een verkeerde toon. Een eerste woordenwisseling ligt op de loer. Deze woordenwisseling wordt door iedereen nauwlettend gevolgd. Dit is namelijk een nieuwe situatie. In een voorgaande fase waren er nooit ruzies of conflicten, iedereen hield zijn mond gewoon dicht. Superspannend dus.

Hoe loods je als manager een team goed door deze fase heen? Het allerbelangrijkste is dat jij je realiseert dat deze fase er is. Om een team goed te begeleiden moet jij de verschillende stappen van jouw team herkennen. Waarom? Omdat je dan bewust gedrag in kunt zetten. Bijvoorbeeld in bovenstaande situaties zie ik veel managers hun best doen om kleine conflicten die ontstaan zo snel mogelijk te sussen, bemiddelen of op te lossen. Managers vinden het blijkbaar prettig als er harmonie is in het team.

De vraag is of dit helpt! Ik denk het niet. Het team leert dan niet vaardigheden die nodig zijn in deze fase, namelijk onderhandelen en conflicten oplossen. En het team wordt niet beloond voor de stappen die ze inmiddels hebben gezet, namelijk van niets zeggen, de stoute schoenen aantrekken en je mond open doen.

Welke signalen duiden op groei? Het is goed om als manager te bedenken waaraan jij kunt zien dat jouw team aan het groeien is. Wanneer mensen in een team zich veiliger voelen kun je voorspellen dat mensen meer durven zeggen. Ook als ze nog niet hebben geleerd hoe ze dit moeten zeggen. Je kunt bijna voorspellen dat er wat gedoe ontstaat. Misschien kun je zelfs al voorspellen tussen wie, want jij weet vast wie het eerst het nieuwe gedrag gaat uitproberen. Op het moment dat je dit weet heb je sneller door wanneer het gebeurt. Dan kun je jouw natuurlijke neiging om te sussen inperken en mensen belonen voor hun nieuwe gedrag. Dus niet het conflict oplossen, maar belonen voor het geven van feedback aan elkaar.

In elke fase van teamontwikkeling is ander gedrag zichtbaar in jouw team. Het is handig als jij van tevoren bepaalt welke gedrag jij wenselijk vindt en welk gedrag je niet wenselijk vindt. Door het scherp hebben van jouw meetlat kun je jouw team helpen met de ontwikkeling die ze samen doormaken. Elke fase vraagt namelijk ander gedrag van het team en van de manager. Hoe beter jij daar als manager op voorbereid bent, hoe beter jij het team kunt begeleiden!

Wanneer je zicht krijgt op de teamprocessen van jouw team kun je steeds beter voorspellen wat er in een volgende fase gaat gebeuren. Oefen maar alvast:

- als mijn team zich zou ontwikkelen dan merk ik dat het eerste aan......

- als iedereen zich veilig voelt in mijn team dan gaat ..... als eerste iets zeggen

- als er feedback gegeven gaat worden dan grijpt ..... z'n kans om..... de waarheid te vertellen

- als er conflicten ontstaan dan zal ...... als eerste de boel gaan sussen

Wanneer je dit hebt voorspeld kun je het gedrag eerder herkennen en je kunt alvast nadenken hoe je het wilt belonen of bekrachtigen. Je kunt zelfs nadenken welke reacties van jezelf een signaal zijn dat er ontwikkeling in jouw team is.

Ik hoor graag welke voorspellingen jij hebt gedaan voor jouw team! En, zijn ze uitgekomen?