Blog

Managen moet je doen

Er zijn kasten vol managementboeken. Iedereen heeft wel een mening over de beste manier om te managen. Er zijn allerlei trainingen en scholingen die je als manager een theoretische basis kunnen geven. Maar als ik eerlijk ben is managen iets wat je moet doen. Niet erover praten, niet erover lezen, maar doen!

 Waarom? De praktijk is altijd anders dan de theorie. Tenminste dat is mijn ervaring als manager. Ik had ervaring met voor groepen staan. Ik had trainingen gegeven over management en leiderschap. Toen ging ik zelf aan de slag als manager. De praktijk bleek anders in elkaar te zitten. En weet je  wat er vooral anders in elkaar bleek te zitten? IK. Ik vond sommige dingen doodeng om te doen als manager, dus stelde ik ze uit, praatte er omheen, of vergoelijkte het gedrag. Op korte termijn hielp dat even, maar uiteindelijk moest ik toch dat lastige gesprek aangaan of die ingewikkelde keuze maken. En wat dat met je doet en hoe je je voelt vind je meestal niet in de managementboeken. Dat merk je pas als je midden in zo’n situatie zit. Hoe dat voelt? Soms was ik boos op mezelf omdat ik het verkeerd aan had gepakt, soms stelde ik mezelf teleur of wist ik echt niet meer wat nu de beste manier van reageren was. Kortom ik leerde in die periode ontzettend veel, vooral over mezelf. Deze lessen vergeet ik nooit meer. Weet je wat ik wel bijzonder vind, dat je deze lessen bijna niet met collega’s deelt. Het is namelijk zo persoonlijk, zo dichtbij dat delen echt heel spannend is, het maakt je heel kwetsbaar.

 Hoe mooi zou het zijn als dit wel kan! Als je als manager al je kwetsbaarheden, onzekerheden, twijfels kunt delen. Managen is nu eenmaal een vak waarbij jezelf het belangrijkste instrument bent. Dit maakt het aan de ene kant makkelijk. Je hoeft alleen maar te ontdekken wie je bent en hoe je doet. Je gaat op zoek naar een manier die bij jou past, waar jij je prettig bij voelt en waarmee je aansluit en zo groot mogelijk effect hebt op de omgeving waarin je zit. Maar tegelijkertijd kun je tijdens dit zoekproces zo worstelen met jezelf. Wat zou het fijn zijn om dit met collega’s te delen.

 

Wat is daar voor nodig? Een klimaat waarbij ego minder belangrijk is dan eigenheid. Waarin iedereen zichzelf kan zijn zonder daarmee om z’n oren geslagen te worden. Waarin luisteren belangrijker is dan praten. Waarin elkaar steunen belangrijker is dan elkaar van ongevraagde adviezen voorzien. Waarin open staan belangrijker is dan oordelen.

Soft?! Ik vind juist van niet. Want in een dergelijk klimaat kun je waarachtig zijn. Jezelf laten zien met alle talenten die je hebt, maar ook met alle kwetsbaarheden en onhebbelijkheden die je ook hebt.  Je hoeft je niet beter voor te doen dan degene die je werkelijk bent. Ik denk dat daarmee de communicatie tussen mensen zuiverder wordt. Er is immers geen opsmuk nodig, geen verbloeming, geen ego. Dan kun je juist zeggen waar het op staat. En daar wordt volgens mij iedereen beter van. Je hoort namelijk de ongezouten mening over de effecten van jouw gedrag. Nee, dat is niet altijd leuk om te horen. Maar wel duidelijk! Ik hoor liever ongezouten dat mensen iets niet leuk of goed genoeg vonden, dan dat ik via allerlei omwegen daar zelf achter moet komen. Een slechte boodschap wordt daar niet leuker van, maar er is op die manier weinig ruimte voor interpretatie. En daarmee blijft de lucht tussen mensen heel helder.

 Wat je kunt doen om zo’n klimaat te creëren? Dat is natuurlijk niet van de ene op de andere dag geregeld. Ik zou zeggen zet een eerste stap. Bedenk je in het volgende managementoverleg de volgende vragen voordat je ergens op reageert:

  • Zeg ik dit omdat ik het er oprecht mee eens/oneens ben? Of zeg ik dit om mijn stem te laten horen?
  • Steun ik met mijn antwoord mijn collega? Of geef ik hem/haar allerlei ongevraagde adviezen?
  • Sta ik open voor alle mogelijkheden? Of heb ik eigenlijk al een oordeel?

 

Ik ben benieuwd of jullie nog aanvullingen hebben op deze vragen. Ik hoor ze graag.

 

Team in balans!

In teams wordt veel tijd besteed aan relationeel gedoe. Iedereen is druk bezig met het goed houden van de relaties, de lieve vrede bewaren en bespreekt in de wandelgangen de prestaties van collega's. Herkenbaar? Vast, maar zo erg als ik hier beschrijf is het bij jullie vast niet. Nee, denk je dat? Ik denk dat het misschien nog wel erger is. En weet je wat vervelend is? Het staat het bereiken van de gewenste resultaten in de weg.

De manier om hier een einde aan te maken? Ik weet niet of jullie het filmpje van de therapeut kennen die heel hard tegen zijn patiënt roept: “STOP IT!”(bekijk filmpje) Dat is wat je moet doen. Er gewoon mee stoppen. Nu weet ik wel dat het niet eenvoudig is om hardnekkig, ingeroest gedrag te veranderen. En dat het zeker niet gewaardeerd wordt wanneer jij als manager Stop it! gaat roepen.

 Graag geef ik je een andere tip. Zet er iets anders voor in de plaats. Teams die gewend zijn om veel tijd te besteden aan relatiegedoe zullen aan de slag moeten met de inhoud van hun werk. Niet een beetje. Nee, volledig focussen op de taak en de inhoud. Dat wil zeggen concrete afspraken maken:

- wie gaat wat doen?

- wanneer is het klaar?

- wanneer zijn we tevreden met de resultaten?

Vervolgens elkaar aanspreken op de afspraken. Niet op de relatie, maar op de gemaakte afspraken, op de feiten. Iets meer zakelijk met elkaar communiceren. Praten over de persoonlijke kant, het proces en de relatie ga je zoveel mogelijk uit de weg. Elke keer wanneer iemand daar over begint zo snel mogelijk naar inhoud en taak gaan. Hiermee ga je door tot het praten over de inhoud een gewoonte is geworden, dit kan wel even duren. Daarna kun je kijken of er langzamerhand wat meer balans kan komen.

Waarom? Je wilt ergens in het midden uitkomen. Je wilt een team dat met elkaar kan discussieren over de inhoud en kwaliteit van hun werk EN dat met elkaar kan kijken naar het proces, de besluitvorming en de onderlinge relaties.

 Je zult in elk team mensen hebben die meer vanuit de zakelijke, resultaatgerichte, inhoudelijk kant communiceren. En mensen die meer vanuit de persoonlijke, relationele, betrekkingskant communiceren. Evenwicht is het toverwoord. Wanneer een team doorslaat in zakelijkheid en voorbij gaat aan de emoties en relaties dan kan dit schade veroorzaken die wellicht niet meer te herstellen is, een vertrouwensbreuk of gekwetstheid. Wanneer een team doorslaat in persoonlijkheid en voorbij gaat aan de zakelijkheid en inhoud van het werk dan kan dit voor eindeloze praatsessies zonder resultaat leiden die totaal geen invloed hebben op de kwaliteit van het werk.

 Stappen:

  1. Vaststellen hoe de balans in het team is
  2. Breng in kaart waar het team vooral over praat
  3. Breng in kaart welke teamleden meer zakelijk ingesteld zijn en welke teamleden meer relationeel zijn ingesteld
  4. Bedenk of deze balans bijdraagt aan de teamdoelstellingen
  5. Stel bij in de gewenste richting
  6. Aan wie zou je vooral zakelijke vragen moeten stellen (feiten, cijfers, inhoud) en aan wie juist persoonlijke vragen? (beleving, ervaring, gevoelens, relatie)
  7. Wat worden de onderwerpen op het volgende overleg? (Zakelijke of Persoonlijke onderwerpen)

Veranderen doe je zo!

Vol goede moed begin je aan iets nieuws. Je stroomt over van energie. Je bent er helemaal klaar voor. Je hebt allerlei ideeën over hoe je dit gaat aanpakken.

En dan drie weken later. Je bent weer gewoon aan het werk. De bulk energie is zomaar opgelost. Waar die is gebleven? Nou gewoon in het dagelijks werk.

Herken je dit? Vol goede moed aan iets nieuws beginnen. En dan zonder dat je er erg in hebt na een paar weken moeten constateren dat er weinig van terecht is gekomen.

Vanuit je brein bekeken is iets nieuws proberen helemaal niet zo eenvoudig. Al onze patronen zijn ingesleten hersenpaden. Zodra je een handeling inzet vuren allerlei neuronen af in een vast patroon. Heel handig wanneer je routineklussen verricht. Maar heel vervelend wanneer je nieuw gedrag wilt leren. Je kunt nieuw gedrag niet even tussendoor en zonder aandacht aanleren. Je zult hier bewust mee aan de slag moeten. Je wilt voorkomen dat de standaardpatronen hun werk doen voordat je überhaupt bent begonnen.

Wat helpt?

Stap 1) Maak zo concreet mogelijk wat je wilt leren of veranderen. Hoe concreter je voor jezelf hebt gemaakt wat je wel wilt, hoe makkelijker het is om te controleren of je op het goede pad bent. Vaak beschrijven we vooral wat we niet willen. Ik wil geen chaos meer, geen overvol bureau, geen zeurende collega’s aan mijn hoofd. Wat wil je dan wel? Ik wil overzicht in mijn werkdag, ik wil een leeg bureau, ik wil dat collega’s concrete vragen aan mij stellen en mij anders met rust laten. Merk je het verschil? Nu kan het nog veel concreter. En hoe concreter hoe beter!

Stap 2) Spreek je wens hardop uit. Waarom dit is? Op deze manier komt de prikkel in de vorm van onze stem op een andere manier ons brein binnen. Hierdoor wordt ons bewustzijn op een andere manier geprikkeld dan wanneer we onze wens alleen maar zouden denken. En hoeveel wensen en voornemens laten we onuitgesproken? Precies! En hoeveel van deze onuitgesproken voornemens zijn uitgekomen?

Stap 3) Ga een periode bewust elke dag aan de slag met je gewenste gedrag. Een manier om dit te doen is om elke dag te reflecteren. Een vraag die je hierbij kan helpen is: waar is het je vandaag gelukt om het nieuwe gedrag toe te passen? Op deze manier prikkel je je brein om de neuronen die toen gevuurd hebben nogmaals aan het werk te zetten. Dit versterkt het nieuwe, gewenste pad.

Stap 4) Geef jezelf een beloning. Niets werkt in het brein zo versterkend als dopamine. Dit is het stofje dat vrij komt wanneer we beloond worden. Dit stofje versterkt tevens de neuronenpaden die vlak voor of tijdens de beloning actief waren. Veel van ons zijn geneigd om verkeerd gedrag van onszelf af te straffen. Het blijkt veel effectiever om gewenst gedrag te belonen (ik moet hierbij altijd aan de eerste laptop van onze jongste denken, bij alles wat je goed deed riep dat ding: “Wauw, goed gedaan! Goed zo!”). Je zou denken dat je daar op een bepaald moment genoeg van krijgt. Maar niets blijkt minder waar. Van beloning krijg je nooit genoeg.

Wat je hier als manager mee kunt?

Bovenstaande stappen kun je als manager prima toepassen om een team of een individuele medewerker een verandering te laten maken.

Stap 1) Maak concreet wat je anders wilt zien. Maak het gewenste gedrag zo concreet mogelijk.

Stap 2) Spreek dit hardop uit naar je team of medewerker.

Stap 3) Besteed een periode bewust elke dag aandacht aan het gewenste gedrag. Dit kan in de vorm van een scorebord, reflectiemeter of een kort evaluatiemoment aan het eind van elke dag.

Stap 4) Beloon gewenst gedrag zoveel mogelijk. Bedenk verschillende manier waarop je kunt belonen. Je kunt denken aan medewerker van de maand, iemand in het zonnetje zetten, maar een compliment is ook een manier om te belonen. En beloon vooral de inspanning en niet alleen het resultaat. En bedenk hierbij van beloning krijg je als mens nooit genoeg dus overdrijven kun je niet. Je geeft eerder te weinig dan teveel beloning.

De kunst is om één ding uit te kiezen en je daar even helemaal op te richten. Dat vindt je brein namelijk wel zo prettig. En is het gewenste gedrag inmiddels ingesleten tot een patroon? Dan kun je doorgaan naar het volgende punt. Bedenk je wel dat je brein gemiddeld 40 dagen nodig heeft om een oud patroon te doorbreken en daar nieuw gedrag voor in de plaats te zetten. Dus verander niet te snel van focus.

Vraag het gewoon!

 Je herkent het vast wel als manager of teamleider. Een team doet niet wat jij wilt. Je hebt het al een paar keer aangegeven maar het gebeurt gewoon niet. Dit betekent dat jij allerlei brandjes loopt te blussen. Wanneer zij nu gewoon hadden gedaan wat jij zei was dit niet nodig.

Dit is de strekking van het verhaal van een teamleider die ik begeleid. Nu is deze teamleider er goed in om zichzelf niet zo belangrijk te maken. Sterker nog om zijn eigen belangen en gevoelens niet eens te herkennen en erkennen. Dus bij dit verhaal begon ik mij langzaam een beeld te vormen van een hard werkende teamleider, volledig gefrustreerd over zijn team die niet doet wat hij wil en een team dat gewoon hun werk doet en zich van geen kwaad bewust is.