Blog

Houd het hart in je team!

Het was op dinsdagmiddag. Mijn tweede dag als leidinggevende van dit team. Twee medewerkers gingen aan de slag met de planning. Vol passie stortten zij zich op de behoorlijke klus om alle cliënten in de beschikbare tijd van medewerkers te plaatsen. Daarbij moet rekening gehouden worden met fietsafstand, zwaarte van de cliënt en niet te vergeten persoonlijke voorkeur.

Ik keek het een tijdje aan. Op het moment dat, na een uur, voor de derde keer koffie werd gehaald bekroop me langzaam het gevoel dat dit slimmer, efficiënter en sneller kan. Er waren geen overzichtslijsten, er zat geen systeem in. Volgens mij deden ze maar wat.

Daar heeft een hart-en-ziel team vaker last van. Doordat ze zich vol passie en overgave op het werk storten zit er vaak niet echt lijn en structuur in. Ze vliegen vaak van het een naar het ander. De vergaderingen zijn chaotisch omdat mensen in en uit lopen. Iedereen is druk. Wars van regels en afspraken zorgen ze elke dag met elkaar dat het werk georganiseerd wordt. Dat werkt vaak prima!

Ook bij dit team. Cliënten waren erg tevreden, veel van hun wensen werden ingewilligd of er werden afspraken gemaakt over welke mogelijkheden er wel waren. Cliënten snappen prima dat niet overal om 9.00 uur iemand voor de deur kan staan. Wanneer er een onverwachte zieke dan belde het team een collega, die een dag ruilde of wel even extra kwam werken. Of ze overlegden met cliënten of het op een andere manier geregeld kon worden die dag. Als iemand last had van zijn rug of arm werd gekeken of een speciaal rooster gemaakt kon worden.

Nu vond ik niet alleen dat dingen efficiënter en beter geregeld kon worden. De organisatie ook. Er moest meer zicht komen op de inzet van medewerkers. Dat leek mij een uitstekend idee. Ik had als leidinggevende namelijk niet zoveel controle over de inzet van uren. Doordat het team zelf inzet regelde bij ziekte kon ik ineens overvallen worden door een ureninzet van een medewerker waar ik niets van wist. Ik was de controle over het budget hierdoor kwijt. Daar werd ik niet blij van.

Wat is er mis met een beetje harmonie?

teammodel

 

“Dat is zeker zo’n Kumbaja-team?” zegt hij lachend. Zijn collega’s vallen hem bij en beginnen onmiddellijk voorbeelden te noemen wat er in zulke teams gebeurt. Er staat een snoeppot op tafel, elk overleg is er thee of koffie met iets lekkers erbij, er wordt veel gelachen en gehuild en verjaardagen worden uitbundig gevierd.

Ze overdrijven een beetje maar ze zitten er niet gek ver naast met hun beschrijving.

Wat mij bezig houdt is het feit dat ze het belachelijk maken. Het is namelijk de zoveelste keer dat dit gebeurt in een workshop. Blijkbaar is er voor sommige teams een allergie op harmonie. Ze willen zeker zelf geen harmonie team zijn. Daar griezelen ze van. Vaak zijn dat teams die van het type Cowboy team zijn. Snel, kort door de bocht zakelijk, ad rem, gericht op actie en resultaat.

Het is jammer dat ze een allergie hebben voor harmonie, want dit zijn juist teams die wel een beetje harmonie kunnen gebruiken. Als ik goed luister naar de beschrijving hebben ze een behoorlijk eenzijdig beeld van een Harmonie team. Of ze kennen alleen Harmonie teams die zijn doorgeschoten. Van een optimaal functionerend Harmonie team kan een Cowboy team veel leren. Dat is namelijk eensgezind en heeft oog voor elkaar en voor de resultaten.

Wat een Cowboy team van een Harmonie team kan leren?

Een veilig teamklimaat in zes stappen

Een veilig teamklimaat in zes stappen

In een team waar het veilig is heerst een sfeer van vertrouwen. Dat is dus het tegenovergestelde van een team waar wantrouwen en achterdocht de boventoon voert. Dit merk je onmiddellijk. Er worden weinig complimenten gemaakt, veel vliegen afgevangen en roddel- en achterklap voert de boventoon. Of misschien wel het tegenovergestelde er wordt weinig of niets tegen elkaar gezegd. Alles wat je zegt kan en zal immers tegen je worden gebruikt.

Wanneer er sprake is van wantrouwen is de kans groot dat veel van wat je zegt verkeerd wordt opgevat of uitgelegd. Dat jij daarbij jouw woorden heel zorgvuldig kiest maakt niets uit. Mensen letten veel meer op datgene wat je zegt in plaats van op de intentie die je hebt. In dit soort teams ben je dus voortdurend op je hoede, of loop je op eieren. Elke non-verbale blik doet je stress niveau omhoog schieten. "Wat heb ik gezegd of gedaan?". Deze sfeer is meestal niet erg goed voor het zelfvertrouwen van de teamleden, voor de onderlinge sfeer is het dodelijk en de prestaties blijven meestal achter of zijn op z’n minst zorgelijk te noemen.

Hoe anders is dat in teams waar sprake is van een veilig teamklimaat en veel vertrouwen. Daar let men veel meer op de intentie van iemand. Dus ook al zegt iemand eens iets verkeerd dan wordt dat op een goede manier uitgelegd en op een goede manier mee omgegaan. Je kunt je op deze manier nog eens een mindere dag veroorloven. Hierdoor kunnen teamleden veel dichter bij zichzelf blijven, experimenteren met nieuw gedrag of werkzaamheden en kunnen teamleden kritisch blijven naar elkaars prestaties zonder elkaar af te vallen. Dit komt de teamprestaties vaak ten goede.

Durf jij je nek uit te steken?

Iedere leidinggevende krijgt er een keer mee te maken. Een team wat zo lekker met elkaar werkt. Wat met elkaar kan lezen en schrijven. In eerste instantie lijkt het of je bijna geen leiderschap hoeft in te zetten bij dit team.Meestal kom je, soms door schade en schande, er achter dat niets minder waar is. Dit team vraagt juist het uiterste van jouw leiderschap. Waarom? In dit team ligt groepsdenken op de loer. Ik beschreef al eens eerder hoe je groepsdenken herkent.

Als leidinggevende is groepsdenken het laatste waar je op zit te wachten. Je wilt zeker geen team waarin irrationele en onmenselijke besluitvorming de normaalste zaak van de wereld is. Natuurlijk is een team wat met elkaar kan lezen en schrijven fantastisch, maar je wilt ook dat iedereen onafhankelijk en kritisch blijft denken. Je wilt graag een team dat zich verbonden en betrokken voelt en je wilt ook zeker weten dat alle opties goed worden overwogen. Dat er naar iedereen en alle meningen wordt geluisterd en serieus worden behandeld.

Kortom je wilt, zoals Kevin Eikenberry dat noemt, teamdenken. Je wilt een team waar mensen genoeg om elkaar en om het teamdoel geven om zorgvuldig naar elkaar te luisteren, alle opties overwegen en vervolgens het beste besluit te nemen. Dat klinkt allemaal fantastisch maar dat dit niet eenvoudig is blijkt wel uit alle publicaties over bedrijfsschandalen in de zorg, bouwwereld en de financiële sector.

Wat kun je doen als leidinggevende om meer teamdenken te mobiliseren?