Blog

Hoe teams hun problemen verhullen!

trap

Hij stak meteen van wal toen ik binnenkwam. Hij wist echt niet meer wat hij met z’n team aan moest. Te pas en te onpas liep er iemand bij hem binnen. Vaak met vragen die in zijn ogen echt onbeduidend waren. Nu was het iemand die duidelijkheid wilde over de rolverdeling. Doodmoe werd hij er van. Of hij niets beters te doen had dan de hele dag door uitleg te geven en te bepalen wat iemand moest doen.  Moedeloos liet hij zich zakken op zijn stoel. Hij had al van alles geprobeerd. Hij had het uitgelegd, op papier gezet, in een presentatie verwerkt. Samen met het team was hij meerdere keren gaan zitten om iedereen op een lijn te krijgen. Het team snapt heel goed wat er van ze wordt verwacht. Ze willen ook allemaal en ze zijn slim genoeg om aan de slag te gaan. Dat is het niet. Maar wat dan wel.

Ik was blij dat ik hier een leidinggevende trof die het patroon in zijn team herkende. Dat is namelijk niet altijd eenvoudig. Een patroon kan zich in verschillende vormen hullen. Deze leidinggevende had goed in de gaten dat het patroon in zijn team  was “Als je niet weet hoe je iets aan pakt, waar je moet beginnen of twijfelt dan vraag je duidelijkheid aan de leidinggevende”. Het was een teampatroon omdat het niet één iemand was die binnenkwam lopen, sterker nog het was steeds iemand anders. Ook het onderwerp of de vraag was steeds net iets anders.

Drie ingrediënten voor succesvol teamgedrag

Hoogzwanger ging ik samen met mijn zoontje van 5 op weg naar een weekje Terschelling. We stapten in Alkmaar over op de bus. Tot zover verliep alles voorspoedig. Net buiten Alkmaar stond een brug open. Zo ver geen probleem. De brug ging alleen niet meer dicht. Hierdoor ontstond er behoorlijk oponthoud. We hadden nog een flinke rit voor de boeg. Toen we weer gingen rijden zei de chauffeur over de intercom dat hij de opgelopen vertraging wel in zou lopen. Wij hadden alle vertrouwen dat dit ging lukken. Toen we net over de Afsluitdijk over moesten stappen op onze bus naar Harlingen bleek deze al te zijn vertrokken. De volgende bus zou pas over een half uur komen. Dit betekende dat we de snelboot naar Terschelling zouden missen.

We waren niet de enige die op deze manier naar Terschelling reisden. We vormden al snel een groepje van 9 mensen. Ik liep naar het restaurant om te informeren of er een taxibedrijf in de buurt was. Ik belde en vroeg of een busje ons op tijd naar de veerhaven kon brengen. Ze hadden wel iemand die dat kon doen. Ondertussen belde iemand anders uit de groep naar rederij Doeksen om te melden dat een groep de snelboot van 13 uur wilden halen en waarschijnlijk op het nippertje aan zou komen. Uiteraard konden ze niet op ons wachten. Dat wisten we wel maar proberen kan altijd.

Snel ontstond een hechte groep die met elkaar één doel had, de boot halen. Ieder had z’n eigen reden. De een wilde graag naar huis, de ander moest op tijd op haar werk zijn. Ik voelde er niets voor om de boot van een uur later te nemen. Dat was namelijk een langzame boot. Wat betekende dat we bijna 3 uur later op Terschelling zouden zijn. Ik wilde graag van onze vakantie genieten, het was namelijk prachtig weer.

Toen het taxibusje aan kwam scheuren stapten iedereen snel in. Er bleken ineens meer mensen te zijn die mee wilden. Waar die nu vandaan kwamen wisten wij ook niet. Blijkbaar waren die in het restaurant koffie gaan drinken. Ze waren pas op het idee gekomen om een taxi te nemen toen die voorreed. Iemand uit de groep vertelde hen dat dit busje voor ons was en al vol zat. De chauffeur scheurde ons naar de veerhaven. Onderweg zamelde iemand geld in om de taxi te betalen. We moesten €25 verzamelen. Ik heb nog nooit zo snel genoeg geld bij elkaar gezien. We besloten met z’n allen dat de scholier/student niet hoefde te betalen. We hadden genoeg geld bij elkaar. Er werden hier en daar rekeningnummers uitgewisseld omdat niet iedereen contant geld had. Dat was gewoon een probleem dat snel op te lossen was.
De chauffeur reed Harlingen binnen. De boot lag nog in de haven dus reed de chauffeur ons bijna de boot op. Snel stapten we allemaal in de boot. We zaten amper en we vertrokken. Opgelucht dat we het hadden gehaald genoten we van de overtocht. Op Terschelling groetten we elkaar nog even of wensten elkaar fijne vakantie en weg was iedereen.

Wat maakt nu dat we zo snel succesvol konden zijn als groep?
  1. We hadden een helder gemeenschappelijk doel. Daar was geen discussie over mogelijk. We wilden de boot van 13.00 uur halen. Concreter kan een doelstelling bijna niet. Je hoeft geen discussie te voeren of je het doel wel of niet hebt gehaald. Dat is onmiddellijk duidelijk.
  2. We hadden heel snel commitment van iedereen op dit doel. Ieder had z’n eigen reden om dit doel te willen behalen. We wisten dat we onze krachten (en financiën) moesten bundelen om dit doel te bereiken.
  3. We maakten gebruik van ieders kwaliteiten. Door snel de beschikbare kennis en kwaliteiten te bundelen konden we tot actie overgaan.
Deze drie ingrediënten maken een team succesvol. Wil je werken aan succesvol teamgedrag kijk dan eens of deze ingrediënten in jouw team aanwezig zijn? Ik ben benieuwd waar jij nog winst kan behalen. Als je wilt kijk ik graag eens met je mee.

Zit je op het juiste spoor?

We maakten samen een wandeling door Waterland. Ik vroeg haar hoe zij wist hoe zij haar medewerkers het beste kon belonen. Dat vond zij vrij eenvoudig. Zij vond het leuk om zich oprecht in haar medewerkers te verdiepen. Te weten wat hen bezig houdt, wat hen drijft, waar zij blij van worden. Toen ik haar vroeg hoe zij dat deed zei ze “Gewoon, door heel veel vragen te stellen en met aandacht te luisteren naar wat mensen zeggen”. Nadat ze dit zei viel bij haar het kwartje waarom de samenwerking met die collega maar niet wilde vlotten. Zij stelde helemaal geen vragen. Ze deed alleen maar aannames. “Ik was al een uur met haar aan het werk. Ze had al van alles over zichzelf verteld. Ze wist heel duidelijk wat ze allemaal niet wilde. Wat ze wel wilde vond ze iets lastiger. Maar wat ik het meest opvallend vond was dat ze al die tijd geen vraag aan mij had gesteld. Hoe kon ze dan weten wat ik prettig en belangrijk vind in onze samenwerking? Hoe wist ze hoe ik graag wil werken? Dat kon ze helemaal niet weten!”.

Zet eens een punt!

De overgang van goede voornemens naar nieuw gedrag blijkt vaak heel moeilijk. De beste dag om met iets anders te beginnen is bij veel organisaties namelijk “morgen”. Als je dat blijft roepen gebeurt er vandaag niets anders dan wat altijd al gebeurde. Als je echt iets nieuws wilt gaan doen moet je een punt zetten. Die punt staat voor het moment waarop het oude niet langer wordt getolereerd en het nieuwe daarvoor in de plaats komt.

Hoe je dit kunt doen?

1) Bepaal het overgangsmoment. Dus niet “morgen” maar een datum. Met ingang van 1 mei 2016….

2) Bereid iedereen voor op dit overgangsmoment. Neem voor die tijd op een goede manier afscheid van het oude. Hoe je dit kunt doen schreef ik in een eerder blog;

3) Maak het nieuwe zo scherp mogelijk. Iedereen moet voor ogen hebben hoe het nieuwe er uit komt te zien. Als je nog niet precies weet hoe het gaat verlopen maak dan met elkaar een meetlat. Die is niet voor eeuwig. Als de situatie verandert maak je met elkaar een nieuwe meetlat.

4) Kies een manier om van dit overgangsmoment een ritueel te maken. Dit kan vele vormen hebben: een lintje knippen, iets verbranden, champagne openen, taart eten. Bedenk met elkaar een ritueel wat niemand kan missen (dan is er ook geen onduidelijkheid dat het oude echt afgelopen moet zijn);

5) Handhaaf! Dan begint het eigenlijk pas. Het belangrijkste is dat er geen weg terug is naar het oude (natuurlijk kun je als na een aantal maanden blijkt dat sommige dingen van het oude helemaal zo gek nog niet waren je beslissing terug draaien. Maar niet nadat je het nieuwe een eerlijk kans hebt gegeven om te kunnen slagen. Slagen doe je meestal niet in een week. Dus hou even vol!).