Blog

Zit je op het juiste spoor?

We maakten samen een wandeling door Waterland. Ik vroeg haar hoe zij wist hoe zij haar medewerkers het beste kon belonen. Dat vond zij vrij eenvoudig. Zij vond het leuk om zich oprecht in haar medewerkers te verdiepen. Te weten wat hen bezig houdt, wat hen drijft, waar zij blij van worden. Toen ik haar vroeg hoe zij dat deed zei ze “Gewoon, door heel veel vragen te stellen en met aandacht te luisteren naar wat mensen zeggen”. Nadat ze dit zei viel bij haar het kwartje waarom de samenwerking met die collega maar niet wilde vlotten. Zij stelde helemaal geen vragen. Ze deed alleen maar aannames. “Ik was al een uur met haar aan het werk. Ze had al van alles over zichzelf verteld. Ze wist heel duidelijk wat ze allemaal niet wilde. Wat ze wel wilde vond ze iets lastiger. Maar wat ik het meest opvallend vond was dat ze al die tijd geen vraag aan mij had gesteld. Hoe kon ze dan weten wat ik prettig en belangrijk vind in onze samenwerking? Hoe wist ze hoe ik graag wil werken? Dat kon ze helemaal niet weten!”.

Zet eens een punt!

De overgang van goede voornemens naar nieuw gedrag blijkt vaak heel moeilijk. De beste dag om met iets anders te beginnen is bij veel organisaties namelijk “morgen”. Als je dat blijft roepen gebeurt er vandaag niets anders dan wat altijd al gebeurde. Als je echt iets nieuws wilt gaan doen moet je een punt zetten. Die punt staat voor het moment waarop het oude niet langer wordt getolereerd en het nieuwe daarvoor in de plaats komt.

Hoe je dit kunt doen?

1) Bepaal het overgangsmoment. Dus niet “morgen” maar een datum. Met ingang van 1 mei 2016….

2) Bereid iedereen voor op dit overgangsmoment. Neem voor die tijd op een goede manier afscheid van het oude. Hoe je dit kunt doen schreef ik in een eerder blog;

3) Maak het nieuwe zo scherp mogelijk. Iedereen moet voor ogen hebben hoe het nieuwe er uit komt te zien. Als je nog niet precies weet hoe het gaat verlopen maak dan met elkaar een meetlat. Die is niet voor eeuwig. Als de situatie verandert maak je met elkaar een nieuwe meetlat.

4) Kies een manier om van dit overgangsmoment een ritueel te maken. Dit kan vele vormen hebben: een lintje knippen, iets verbranden, champagne openen, taart eten. Bedenk met elkaar een ritueel wat niemand kan missen (dan is er ook geen onduidelijkheid dat het oude echt afgelopen moet zijn);

5) Handhaaf! Dan begint het eigenlijk pas. Het belangrijkste is dat er geen weg terug is naar het oude (natuurlijk kun je als na een aantal maanden blijkt dat sommige dingen van het oude helemaal zo gek nog niet waren je beslissing terug draaien. Maar niet nadat je het nieuwe een eerlijk kans hebt gegeven om te kunnen slagen. Slagen doe je meestal niet in een week. Dus hou even vol!).

Houd het hart in je team!

Het was op dinsdagmiddag. Mijn tweede dag als leidinggevende van dit team. Twee medewerkers gingen aan de slag met de planning. Vol passie stortten zij zich op de behoorlijke klus om alle cliënten in de beschikbare tijd van medewerkers te plaatsen. Daarbij moet rekening gehouden worden met fietsafstand, zwaarte van de cliënt en niet te vergeten persoonlijke voorkeur.

Ik keek het een tijdje aan. Op het moment dat, na een uur, voor de derde keer koffie werd gehaald bekroop me langzaam het gevoel dat dit slimmer, efficiënter en sneller kan. Er waren geen overzichtslijsten, er zat geen systeem in. Volgens mij deden ze maar wat.

Daar heeft een hart-en-ziel team vaker last van. Doordat ze zich vol passie en overgave op het werk storten zit er vaak niet echt lijn en structuur in. Ze vliegen vaak van het een naar het ander. De vergaderingen zijn chaotisch omdat mensen in en uit lopen. Iedereen is druk. Wars van regels en afspraken zorgen ze elke dag met elkaar dat het werk georganiseerd wordt. Dat werkt vaak prima!

Ook bij dit team. Cliënten waren erg tevreden, veel van hun wensen werden ingewilligd of er werden afspraken gemaakt over welke mogelijkheden er wel waren. Cliënten snappen prima dat niet overal om 9.00 uur iemand voor de deur kan staan. Wanneer er een onverwachte zieke dan belde het team een collega, die een dag ruilde of wel even extra kwam werken. Of ze overlegden met cliënten of het op een andere manier geregeld kon worden die dag. Als iemand last had van zijn rug of arm werd gekeken of een speciaal rooster gemaakt kon worden.

Nu vond ik niet alleen dat dingen efficiënter en beter geregeld kon worden. De organisatie ook. Er moest meer zicht komen op de inzet van medewerkers. Dat leek mij een uitstekend idee. Ik had als leidinggevende namelijk niet zoveel controle over de inzet van uren. Doordat het team zelf inzet regelde bij ziekte kon ik ineens overvallen worden door een ureninzet van een medewerker waar ik niets van wist. Ik was de controle over het budget hierdoor kwijt. Daar werd ik niet blij van.

Wat is er mis met een beetje harmonie?

teammodel

 

“Dat is zeker zo’n Kumbaja-team?” zegt hij lachend. Zijn collega’s vallen hem bij en beginnen onmiddellijk voorbeelden te noemen wat er in zulke teams gebeurt. Er staat een snoeppot op tafel, elk overleg is er thee of koffie met iets lekkers erbij, er wordt veel gelachen en gehuild en verjaardagen worden uitbundig gevierd.

Ze overdrijven een beetje maar ze zitten er niet gek ver naast met hun beschrijving.

Wat mij bezig houdt is het feit dat ze het belachelijk maken. Het is namelijk de zoveelste keer dat dit gebeurt in een workshop. Blijkbaar is er voor sommige teams een allergie op harmonie. Ze willen zeker zelf geen harmonie team zijn. Daar griezelen ze van. Vaak zijn dat teams die van het type Cowboy team zijn. Snel, kort door de bocht zakelijk, ad rem, gericht op actie en resultaat.

Het is jammer dat ze een allergie hebben voor harmonie, want dit zijn juist teams die wel een beetje harmonie kunnen gebruiken. Als ik goed luister naar de beschrijving hebben ze een behoorlijk eenzijdig beeld van een Harmonie team. Of ze kennen alleen Harmonie teams die zijn doorgeschoten. Van een optimaal functionerend Harmonie team kan een Cowboy team veel leren. Dat is namelijk eensgezind en heeft oog voor elkaar en voor de resultaten.

Wat een Cowboy team van een Harmonie team kan leren?