Blog

Als jij het mag, dan mag ik het ook!

“Het staat toch gewoon in de mail van Gwen? Ik snap het probleem niet.” Stoom komt bij Sheila uit haar oren. Ze is inmiddels al een jaar leidinggevende van dit team. Elke keer opnieuw wordt de discussie over het organogram gevoerd. Net als ze denkt dat iedereen nu snapt hoe het zit begint opnieuw iemand erover. Zo vermoeiend. Het lijkt wel alsof ze het niet willen snappen.

Wat is hier aan de hand? Sheila is een jaar terug met veel ambities begonnen als hoofd van deze afdeling. Ze was als veelbelovende arts al een tijd in beeld om het vorige hoofd op te volgen. Toen hij zijn afscheid aankondigde was het snel geregeld.

Sheila kreeg na een aantal maanden in de gaten dat het niet zo soepel liep op de afdeling als zij altijd dacht. Nadat ze een aantal mensen aan haar bureau had gehad met klachten over het functioneren van één van haar collega’s besloot ze tot actie over te gaan.

Ze ging met de betreffende collega in gesprek.

Wat er toen gebeurde had ze nooit verwacht.

De collega ging vol in de tegenaanval. Dat de manier van leidinggeven van Sheila helemaal niet zo prettig was. Dat ze zich vaak bedreigd voelde door Sheila en helemaal niet meer prettig aan het werk kon op de afdeling.

Sheila wist niet wat haar overkwam.

Dit bleek nog maar het begin.

Vanaf dat moment werd op allerlei plekken aan haar stoelpoten gezaagd. Er werden gesprekken gevoerd met de divisieleider achter haar rug om, over haar functioneren. Er werd in overleg meerdere malen verwezen naar haar functioneren. Er werd voorgesteld om iemand anders de jaargesprekken te laten doen omdat men zich bij haar niet veilig voelde.

Sheila snapte er helemaal niets van. Ze was voor het eerst leidinggevende, maar zo slecht deed ze het toch niet.

Ze besloot in gesprek met divisieleider Gwen te gaan.

“Ah, zei Gwen, dit is de bounce-back.” Sheila keek hem niet begrijpend aan. “Je hebt je tegen de heersende ongeschreven regels gedragen en dus is dit wat er gebeurt”. Sheila snapte het nog steeds niet. “Onder Jacob, ons vorige hoofd, was hier de ongeschreven regel ‘Als jij niets zegt over mijn functioneren. Zeg ik niets over dat van jou.’ Dat heb je doorbroken. Jij bent mensen gaan aanspreken op hun functioneren. Daardoor vinden zij dat zij jou ook mogen aanspreken op jouw functioneren. Je hebt ze een vrijbrief gegeven.”

Het begon Sheila langzaam te dagen. Een beetje kinderachtig vond ze het wel. “Als jij iets over mij zegt, dan zeg ik lekker iets over jou”. Ze snapte wel dat het te maken had met de heersende ongeschreven regels. Die zou ze niet zomaar in haar eentje veranderen.

Hoe had Sheila dit anders kunnen aanpakken?

Sheila is veel te hard aan het werk. Zij richt zich op vooral incidenten, daardoor voert ze sommige gesprekken telkens opnieuw. Ze heeft van een teamprobleem haar probleem gemaakt. Van zo’n bliksemafleider maken teams dankbaar gebruik.

Het had Sheila en het team geholpen als ze was begonnen om de patronen die zij zag in het team te benoemen. Een van de patronen was het organogram elke keer opnieuw ter discussie stellen. Een ander patroon was klagen over het functioneren van een collega bij de leidinggevende. Er waren er vast nog meer. Ik adviseer Sheila met één van de patronen beginnen. Kies er één uit en focus daarop. Je kunt niet alles tegelijk aanpakken.

De kunst is vervolgens om het team met elkaar in gesprek te laten gaan over dit patroon. Dit kan Sheila stimuleren door vragen te stellen als:

“Herkennen jullie dat?”

“Ben ik de enige die zich hier druk over maakt?”

“Wat betekent dat voor de manier waarop wij…?”

“Wat willen jullie hier met elkaar over afspreken?”

Denk er daarbij aan dat je het team met elkaar in gesprek wilt laten gaan, niet alleen met jou. Dus blijf vooral stil, luister en kijk wat er gebeurt. Zie je nu interessante dingen gebeuren dan kun je het team de vraag stellen:

“Wat valt jullie op aan de manier waarop jullie nu met elkaar in gesprek zijn?”

Door met haar team de patronen te bespreken maakt Sheila van haar probleem veel meer een teamprobleem. Dan kan Sheila de stap maken naar de effecten van deze patronen op de teamresultaten. Vervolgens kunnen ze met elkaar nieuwe afspraken maken.

In ons boek “Ongeschreven regels” wat 21 september verschijnt bespreken we welke stappen je kunt zetten om hardnekkige patronen in teams te veranderen.