Blog

Houd het hart in je team!

Het was op dinsdagmiddag. Mijn tweede dag als leidinggevende van dit team. Twee medewerkers gingen aan de slag met de planning. Vol passie stortten zij zich op de behoorlijke klus om alle cliënten in de beschikbare tijd van medewerkers te plaatsen. Daarbij moet rekening gehouden worden met fietsafstand, zwaarte van de cliënt en niet te vergeten persoonlijke voorkeur.

Ik keek het een tijdje aan. Op het moment dat, na een uur, voor de derde keer koffie werd gehaald bekroop me langzaam het gevoel dat dit slimmer, efficiënter en sneller kan. Er waren geen overzichtslijsten, er zat geen systeem in. Volgens mij deden ze maar wat.

Daar heeft een hart-en-ziel team vaker last van. Doordat ze zich vol passie en overgave op het werk storten zit er vaak niet echt lijn en structuur in. Ze vliegen vaak van het een naar het ander. De vergaderingen zijn chaotisch omdat mensen in en uit lopen. Iedereen is druk. Wars van regels en afspraken zorgen ze elke dag met elkaar dat het werk georganiseerd wordt. Dat werkt vaak prima!

Ook bij dit team. Cliënten waren erg tevreden, veel van hun wensen werden ingewilligd of er werden afspraken gemaakt over welke mogelijkheden er wel waren. Cliënten snappen prima dat niet overal om 9.00 uur iemand voor de deur kan staan. Wanneer er een onverwachte zieke dan belde het team een collega, die een dag ruilde of wel even extra kwam werken. Of ze overlegden met cliënten of het op een andere manier geregeld kon worden die dag. Als iemand last had van zijn rug of arm werd gekeken of een speciaal rooster gemaakt kon worden.

Nu vond ik niet alleen dat dingen efficiënter en beter geregeld kon worden. De organisatie ook. Er moest meer zicht komen op de inzet van medewerkers. Dat leek mij een uitstekend idee. Ik had als leidinggevende namelijk niet zoveel controle over de inzet van uren. Doordat het team zelf inzet regelde bij ziekte kon ik ineens overvallen worden door een ureninzet van een medewerker waar ik niets van wist. Ik was de controle over het budget hierdoor kwijt. Daar werd ik niet blij van.

Aan de slag dus! Een projectgroep werd gestart. Daarin zaten uiteraard slimme beleidsmedewerkers, mensen van HR en een aantal managers. Na een aantal overleggen kwamen ze met een voorstel. Er moesten planners komen. De planners zouden voortaan voor alle teams de roosters maken. Daar zouden ze geen hele middag per week voor nodig hebben. Dus kon de planner de roosters voor meerdere teams maken. Hierdoor kon ook personeelswisseling over teams heen plaatsvinden indien nodig. Daar hadden de planners goed zicht op. Uiteraard moesten de wensen van cliënten wel worden meegenomen in de roosters. Hier zou in de intake meer aandacht aan worden besteed.

Je kunt je voorstellen dat dit team behoorlijk wat protesten en argumenten heeft aangedragen om te voorkomen dat de planning voortaan door planners werd gedaan. De organisatie, en ik ook, heeft hier niet goed naar geluisterd. Ik zal je de tussenfase van de invoering besparen, maar uiteindelijk leek alles te zijn gelukt. De planners zorgden voor de roosters, de medewerkers kregen hun lijsten en konden aan de slag.

Wat het effect was? Ik had een mooi overzicht op de planning. Ik kreeg elke maand een staatje met de ureninzet daarop. Zo kon ik mijn budget veel beter controleren. Ik wist precies waar iedereen was, dat kon ik op de roosters prima zien. Lekker overzichtelijk.

En op het team? De ziel was eruit. Mensen kwamen hun werk wel doen maar van passie was geen sprake meer. Ze hadden zelf zo weinig invloed op hun werk dat de lol er af was. Als de planners iemand belde omdat iemand ziek was dan hadden mensen ineens iets te doen die dag. Ze regelden minder zelf. Ze keken minder naar wat de cliënten echt vroegen. Je kunt je voorstellen dat het verzuim omhoog ging en mensen namen ontslag. Langzamerhand begonnen cliënten te klagen. Dit kon zo niet langer doorgaan. Gelukkig kon het tij nog worden gekeerd voor deze organisatie. Dat is niet alle organisaties gegund.

Wat ik hiervan leerde? Dat je een hart-en-ziel-team een deel van zijn vrijheid moet laten. Vanuit organisatorisch oogpunt snapte ik heel goed dat de planners een goede oplossing waren. Het leverde immers meer controle mogelijkheden op. Vanuit het team- en medewerkers perspectief betekende het vooral inleveren van vrijheid, van keuzemogelijkheden. Dit sloeg het team en de medewerkers bijna lam. Met veel negatieve gevolgen.

Een hart-en-ziel-team gedijt juist bij vrijheid en chaos. Daarin kunnen zij datgene doen wat nodig is voor de cliënten. Als leidinggevende moet je dit inkaderen, maar niet lam leggen. Je moet structuur bieden, meedenken met volgorde, afspraken maken, budgetten met je team bespreken. Ook zij snappen dat de sky niet de limit is. Laat ze meedenken met de keuzes die je als team maakt. Dan blijken ze vaak heel creatief in hun oplossingen te zijn.